El mercado de la automatización robótica o RPA (Robotic Process Automation) está en alza, solo el año pasado sus ingresos crecieron un 61%. Sin embargo, no todas las empresas que implantan este tipo de proyectos alcanzan los objetivos esperados. De hecho, entre un 30 y un 50% de las iniciativas de automatización robótica fracasan. Y esto es así porque existe un gap entre las ofertas que hay en el mercado y las alternativas que se les presentan a las compañías, hay información sesgada que no llega a las empresas con transparencia y sin los análisis en profundidad previos necesarios antes de abordar este tipo de proyectos.
Con la intención de acabar con dicha situación y explicar abiertamente los procedimientos adecuados que habría que abordar en estas iniciativas, RPA Technologies, en colaboración a Weber Solutions, ofrecieron un interesante taller el miércoles pasado en Madrid a representantes de organizaciones interesadas en estas iniciativas. Asimismo, se les presentó Automation Compass, una herramienta diseñada para monitorizar end to end una iniciativa RPA y tener el control de la misma en todas sus fases. Se trata de una plataforma de visibilidad del análisis que debe realizarse antes de una posible implantación de una automatización robótica que puede ser de gran ayuda para las empresas interesadas en comenzar un proyecto de automatización robótica.
Los representantes de RPA Technologies que dirigieron el taller comenzaron por realizar una contextualización de la realidad de la automatización robótica, dejando claro que los procesos RPA no son la panacea a todos los problemas de una empresa, es más, si esta se aplica a procesos con problemas, es muy posible que estos se multipliquen. Como señalaba Diego León, RPA Senior Consultant, hay que tener en cuenta la relevancia de los estragos que puede llegar a producir la utilización inadecuada de esta automatización. De ahí, la importancia de una análisis previo en profundidad, con la praxis de empresas expertas con conocimiento sobrado en este tipo de proyectos.
Siguiendo este idea, Diego León enumeró algunos de los problemas o riesgos principales que pueden hacer fracasar un proyecto de automatización robótica:
-Se piensa que estas iniciativas deben ser lideradas por el departamento de IT, pero esto puede ser un error, ya que se necesita que en el proyecto se impliquen departamentos más alineados con el negocio. Es una pieza esencial elegir bien al líder del proyecto para que este tenga éxito.
-A veces falta una estrategia a la hora de hacer la selección del proceso que se quiere automatizar, y ello lleva a una selección errónea de los procesos. Hay que señalar que el 90% de los casos de fracaso están relacionados de una manera directa o indirecta con una selección errónea de los procesos. Los expertos de RPA Technologies recomiendan empezar un proyecto de automatización robótica en procesos ya maduros, que estén bien definidos, con reglas de actuación claras y que cuenten con un plan de contingencias. El riesgo de fracaso es mucho más elevado en aquellos procesos que aún se encuentran en fases incipientes.
-Se considera que la plataforma RPA es todo lo que se necesita para lograr un buen ROI, y no es así.
Descubrir cómo es el proyecto y las alternativas para abordarlo
Todo lo dicho arriba indica la necesidad de hacer un primer análisis (Process Discovery) ya en profundidad para que vaya dando pautas reales de la adecuación o no de la automatización. Un planteamiento importante que se debe hacer en esta fase es saber si se quiere reducir el coste operativo o liberar recursos para destinarlos a otros procesos. Asimismo, habrá que averiguar, entre otras cuestiones, cómo se quiere acotar el tiempo de la automatización.
En esta contextualización de la automatización robótica, los responsables de RPA Technologies señalaron las 3 alternativa que actualmente hay en el mercado para abordar un proyecto de este tipo. En este panorama, las empresas cuentan con la visión de lo que les pueden decir los vendedores de software de RPA, la de las grandes consultoras generalistas y la de especialistas en procesos RPA.
En la visión de los primeros, los proveedores, la empresas deben estar alerta ante el posible sesgo de algunos fabricantes que pueden guiarse por sus objetivos de venta de licencias, al margen de que estas se adecuen realmente al caso concreto de cada organización. Parece ser que muchos proveedores ya se han percatado de que esto no es positivo para la buena reputación de la automatización robótica y sus posibilidades reales.
En cuanto a la visión de las consultoras generalistas, como recordaba Diego Alonso, Head of RPA Technologies, tampoco es muy completa ya que tienen una baja especialización en esta práctica y a veces pueden dejarse llevarse por el hecho de que sus trabajadores colaboren en estos proyectos, motivo por el que cobran.
Los otros jugadores que participan en este contexto son las empresas con alta especialización como RPA Technologies. En su caso, defienden su agnosticismo tecnológico, aunque son partners de los principales proveedores del mercado. Hacen hincapié, asimismo, en su apuesta por su pensamiento crítico y no sesgado. Señalan que están enfocados «en el proceso y en su problemática, más que en recomendar una herramienta en particular«. Su objetivo es acompañar a la organización en todo el viaje del proceso de automatización.
Para ayudar a las empresas en esa difícil decisión de elegir si un proceso es recomendable para implantar en él una automatización robótica, presentaron en este taller, como ya señalamos al inicio, la primera versión de su plataforma Automation Compass. Se trata de una plataforma cloud que permite definir, evaluar, priorizar y auditar, la evolución de un proceso de automtización robótica durante todas las fases.
Para finalizar, recordemos que Relación Cliente, fue media partner de este taller que resultó ser bastante aleccionador para los participantes en el mismo. Pudieron comprobar que la automatización robótica no es el Excel del sigo XXI y que para aprovechar sus bondades hay que hacer un análisis previo en profundidad de lo que se pretende automatizar. Sin olvidar que una iniciativa RPA es una mentalidad, no un conjunto de soluciones tecnológicas. Estamos hablando de una fuerza de trabajo virtual que requiere un cambio de mentalidad en toda la organización.
