Caso de Uso: Acelerador de Optimización de Licencias de Software ​

Autor: Diego Alonso | Head of Smart Automation | RPA Technologies

Madrid, 27 de Mayo de 2024.- En un entorno empresarial global y digitalizado, la gestión eficiente de licencias de software es crucial para evitar costos innecesarios y cumplir con las auditorías de software. En este caso, nos enfocamos en una empresa de tamaño medio con varias sedes globales que enfrenta la infrautilización de licencias debido a la falta de monitorización adecuada. La solución que proponemos es implementar una plataforma de Automatización Empresarial basada en API (iPaaS), como Workato, que optimice la gestión y uso de las licencias. Esta plataforma recopila y analiza datos, reasigna automáticamente las licencias subutilizadas, y genera reportes detallados para asegurar el cumplimiento regulatorio y reducir costos, transformando un proceso complejo en una tarea simplificada y controlada.

Contexto: 

Una empresa de tamaño medio con varias sedes globales y un alto volumen de empleados utiliza numerosas aplicaciones de software bajo diferentes esquemas de licencia. El costo y la gestión de estas licencias se han vuelto una carga administrativa significativa. Además, existe el riesgo de no cumplir con las auditorías de software debido a la sobreutilización o infrautilización de las licencias. 

En este caso ponemos el foco en la infrautilización de las licencias, en otras palabras, derrochar el presupuesto por no disponer de los medios de monitorización de uso.  

Objetivo del caso: 

Implementar una solución automatizada que optimice la gestión y el uso de las licencias de software, reduciendo costos y garantizando el cumplimiento con las políticas de software. 

Solución tecnológica: 

Teniendo en consideración que la mayoría de los proveedores SaaS de mercado cuentan con acceso vía API para consultar parámetros de configuración de suscripción, la solución tecnológica idónea es una plataforma de Automatización Empresarial basada en API Automomation o también conocida como iPaaS (Integration Platform as a service). Software como  Workato cuenta con estas capacidades y una amplia catalogo de conectores.  

Descripción del Proceso: 

  1. Recopilación de datos 
  • Conexión con Sistemas de Gestión de Licencias 
  • Recopilación de Datos :Automatiza la recopilación de datos sobre la utilización de licencias desde los sistemas de gestión y las aplicaciones. 
  1. Análisis y Optimización:
  • Identificación de Subutilización:  Utilizando los datos recopilados, la solución iPaaS analiza patrones de uso para identificar licencias subutilizadas o no utilizadas. Por ejemplo, detecta empleados que tienen licencias asignadas pero que no han utilizado el software en los últimos 60 días. 
  • Identificación de Sobreutilización: De manera similar, el sistema identifica dónde hay sobreutilización que podría llevar a incumplimiento o penalizaciones. 
  • Recomendaciones: Genera informes y recomendaciones automáticas para la reasignación o eliminación de licencias no utilizadas y la adquisición de nuevas licencias si es necesario.  
  1. Automatización de Tareas
  • Reasignación Automática: Basado en las recomendaciones, la solución iPaaS puede automatizar la reasignación de licencias dentro del sistema de gestión de licencias. 
  • Notificaciones: Envía notificaciones automáticas a los responsables de TI y a los usuarios sobre las acciones realizadas o requeridas, como la devolución de licencias no utilizadas. (Vía mail o Teams) 
  • Renovaciones y Compras: Automatiza el proceso de renovación y compra de licencias basándose en el análisis predictivo de uso y necesidades futuras.  
  1. Cumplimiento y Auditorías:
  • Documentación y Reportes: Genera reportes detallados y documenta todas las acciones realizadas para facilitar las auditorías y garantizar el cumplimiento con las políticas de software. 
  • Alertas de Cumplimiento: Configura alertas automáticas para notificar a los equipos pertinentes sobre posibles incumplimientos antes de que ocurran auditorías. 

Beneficios: 

  • Reducción de Costes:  Al optimizar el uso de licencias, se eliminan los costos asociados a las licencias no utilizadas y se evita la compra innecesaria de nuevas licencias. 
  • Cumplimiento Mejorado: Garantiza que la empresa esté siempre preparada para auditorías de software, minimizando el riesgo de penalizaciones. 
  • Eficiencia Operativa: Reduce la carga administrativa en la gestión de licencias a través de la automatización de tareas repetitivas. 
  • Visibilidad y Control: Proporciona visibilidad en tiempo real sobre el uso de licencias y facilita la toma de decisiones informadas. 

En resumen, implementar tecnología iPaaS para la optimización de licencias de software permite a las empresas gestionar de manera eficiente sus activos de software, reducir costes y garantizar el cumplimiento regulatorio  

Este enfoque de implementación facilita una gestión proactiva y eficiente de las licencias, transformando un proceso complejo en una tarea simplificada y controlada. 

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Acerca de RPA Technologies:

RPA Technologies es una empresa innovadora dedicada a impulsar la transformación digital en organizaciones de todo el mundo. Con una fuerte creencia en el poder de la hiperautomatización, ofrecemos soluciones de vanguardia y capacitación de primer nivel para ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y éxito general.