Maximizando la Eficiencia y Simplificando la Transición:

Cómo la Automatización Impulsa el Éxito en la Migración a SAP S/4HANA

Autor: Txema Fernández | Client Success Manager | RPA Technologies

Madrid, 29 de Mayo de 2024 –El año 2027 está a la vuelta de la esquina, y con él, la fecha límite para la migración de SAP ECC a SAP S/4HANA, que fue lanzado en 2015. Esta migración, más que una simple actualización, representa una oportunidad para las empresas de reimaginar sus procesos y optimizar sus operaciones. Sin embargo, la complejidad del proceso de migración puede generar incertidumbre. En este contexto, la automatización se presenta como un importante aliado para asegurar un proceso fluido y exitoso.

A pesar de que pueda parecer una obligación, la migración a SAP S/4HANA nos puede reportar beneficios significativos:

• Simplificación de la arquitectura: S/4HANA ofrece una arquitectura simplificada y unificada, lo que facilita la gestión y el mantenimiento del sistema.
• Mayor eficiencia: La nueva plataforma permite una mayor velocidad de procesamiento y una mejor integración de datos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
• Innovación: S/4HANA abre la puerta a nuevas tecnologías como la inteligencia artificial y el análisis de datos, permitiendo a las empresas tomar decisiones más inteligentes y estratégicas.
• Reducción de costes: La simplificación y la eficiencia que ofrece S/4HANA pueden generar una reducción significativa de los costes operativos.

Las últimas estimaciones públicas, basadas en informes de SAP y de Gartner, son del primer trimestre de 2023. Hace un año, aproximadamente el 86% de las compañías que tenían SAP ECC no habían completado la migración. La mayoría de ellos, el 68%, todavía no habían comprado ninguna licencia de SAP S/4HANA. Otros habían adquirido licencias pero no estaban en producción (11%) y, los que menos, tenían ambas versiones trabajando a la vez todavía (7%). Seguramente muchos de los que estéis leyendo esto, todavía estáis tomando decisiones sobre como acometer el proyecto.

Muchos de vosotros todavía estaréis pensando cómo afrontar el proyecto de migración. Algunos decidiréis por una nueva implementación, Greenfield, que significa empezar de cero y que vendrá condicionada por la imposibilidad de realizar el salto en un sólo salto. Por otro lado, están las grandes compañías o multinacionales, donde hasta ahora convivían varios SAP ERP, que estarán valorando un proyecto de transformación de Landscape y pasar a una única plataforma gracias a SAP S/4HANA.

Finalmente, otros, quizás estemos hablando de la mayoría, optaréis por la conversión del sistema o Brownfield, es decir, pasar el SAP ERP existente a SAP S/4HANA. En este contexto lo ideal es tener como mínimo implementada la versión 6.0.

Se tome la decisión que se tome, hay que destacar que el coste y la duración de un proyecto de migración de SAP S/4HANA puede ser significativo. Por ese motivo hay que agudizar el ingenio para determinar qué soluciones nos pueden ayudar a ser más eficientes en este proyecto de migración.

En este contexto, necesitaremos ayuda para controlar esos costes y tiempos. Las herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) y las plataformas de integración como servicio (iPaaS) permiten automatizar muchas tareas repetitivas, liberando tiempo y recursos para actividades más estratégicas.

En el contexto de la migración a S/4HANA, las herramientas de automatización pueden ayudar en las siguientes fases del proyecto:

Fase de Preparación:

• Identificando los procesos críticos que deben ser migrados, así como a evaluar el impacto de la migración en las operaciones existentes.
• Automatizando las tareas repetitivas como la extracción y limpieza de datos, facilitando así la preparación de los datos para la migración.
• Identificando y evaluando las integraciones existentes que necesitarán adaptarse para SAP S/4Hana, utilizando los conectores de la solución para planificar las nuevas integraciones requeridas.
• Automatizando de la creación de scripts de migración. Podemos automatizar la creación de scripts de migración para convertir los datos y procesos de SAP ECC a S/4HANA.
• Automatizando de las pruebas de regresión y las UATs (pruebas de aceptación de usuarios) para asegurar que la migración se ha realizado correctamente.

Fase de Desarrollo:

• Acelerando el proceso de migración mediante la automatización de tareas como la configuración del sistema, pruebas de integración y capacitación del personal.
• Garantizando una transición suave al automatizar la verificación de datos y la resolución de problemas durante el proceso de migración.
• Automatizando la migración de datos de los sistemas legacy a S/4HANA, incluyendo la migración de datos maestros, datos transaccionales y configuraciones del sistema. 
• Automatizando la configuración de S/4HANA, incluyendo la creación de usuarios, roles, permisos y parametrizaciones del sistema.
• Orquestando los workflows, asegurando que los datos y los procesos sean migrados en el orden correcto y en los tiempos adecuados para evitar interrupciones.
• Automatizando las pruebas de integración y rendimiento, ayudando a asegurar que las nuevas implementaciones funcionen como se espera antes de la puesta en producción completa.
• Conectando con sistemas no SAP cuando necesites integrarte con otras aplicaciones empresariales.
• Gestionando las APIs durante el proceso de migración, facilitando la comunicación entre diferentes plataformas y aplicaciones.

Fase de Post-migración:

• Automatizando la reconciliación de datos entre los sistemas legacy y S/4HANA para asegurar la integridad de los datos.
• Automatizando las tareas de soporte y mantenimiento como la gestión de tickets, la resolución de incidencias y la aplicación de parches.
• Monitorizando el rendimiento de los sistemas integrados y automatizando los ajustes y optimizaciones necesarios basados en el rendimiento observado y el feedback de los usuarios.
• Facilitando la adopción del nuevo sistema mediante la automatización de la capacitación y las notificaciones a los usuarios sobre los cambios en los procesos y herramientas.

Todas estas capacidades no sólo aceleran la migración técnica, sino que también ayudan a alinear la tecnología con las estrategias de negocio, asegurando una transición más suave y un mejor aprovechamiento del nuevo entorno SAP S/4HANA.

Una vez finalizada la migración a SAP S/4HANA, hay un aspecto fundamental si utilizamos soluciones de automatización. Una parte importante de las automatizaciones realizadas, mucho del trabajo hecho es testing, puede ser aprovechado para desarrollar automatizaciones que ejecuten procesos en SAP S/4HANA. De esta manera, una parte importante de la inversión y el trabajo realizado podrá amortizarse en el tiempo.

Además, en los primeros meses del SAP S/4HANA desplegado, la organización verá cómo se han agilizado muchas gestiones con estas automatizaciones en producción.

Hay claros beneficios de utilizar soluciones de automatización, ya sea RPA o iPaaS, en la migración:

• Reducción del tiempo y los costes de migración: Se automatizan tareas repetitivas y manuales, lo que reduce significativamente el tiempo y los costes de la migración.
• Mejora de la precisión y la calidad de los datos: Estas soluciones ayudan a minimizar los errores humanos y a mejorar la precisión y la calidad de los datos.
• Mayor control y visibilidad del proceso: Se proporcionan herramientas de monitorización y control que permiten a las empresas tener una mayor visibilidad del proceso de migración.
• Liberación de recursos humanos para actividades estratégicas: La automatización libera tiempo y recursos humanos que pueden ser destinados a actividades más estratégicas como la planificación y la gestión del cambio.
• Reducción de presupuesto: La automatización con RPA e iPaaS reduce costos al eliminar tareas manuales, minimizar errores y optimizar el uso de recursos, agilizando además el tiempo de implementación y garantizando una transición precisa a SAP S/4HANA.
• Aprovechamiento del trabajo realizado: Las automatizaciones desarrolladas durante la migración se reutilizan en SAP S/4HANA, amortizando la inversión y agilizando las operaciones. Esto mejora la productividad, la competitividad y asegura un retorno de inversión rápido en el mercado.

La migración a SAP S/4HANA representa una oportunidad única para las empresas de transformar sus operaciones y mejorar su competitividad. La automatización se presenta como el mejor aliado para asegurar un proceso de migración fluido, eficiente y exitoso, permitiendo a las empresas aprovechar al máximo las ventajas de la nueva plataforma.

En RPA Technologies llevamos más de 10 años ayudando a las empresas ser más eficientes, competitivas y sostenibles a través de la automatización. Somos partners de referencia de las dos soluciones líderes en los mercados de RPA e iPaaS. Tenemos el respaldo de UiPath y Workato, respectivamente, para ayudar a nuestros clientes en el importante reto de la migración a SAP S/4HANA.

Acerca de RPA Technologies:

RPA Technologies es una empresa innovadora dedicada a impulsar la transformación digital en organizaciones de todo el mundo. Con una fuerte creencia en el poder de la hiperautomatización, ofrecemos soluciones de vanguardia y capacitación de primer nivel para ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y éxito general.

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