Las ventajas de usar Scrum en entornos RPA

A estas alturas del partido, las bondades de las metodologías ágiles y los frameworks de desarrollo como Scrum, son más que conocidas (mayor satisfacción de los clientes, rápida adaptación a los cambios, aumento en la velocidad del retorno del ROI, entregas de valor frecuentes, reducción del TTM, etc.)

Hay una fiebre por “agilizarlo” todo a toda costa (cosa que no está mal, puesto que se pueden aprovechar sus múltiples beneficios, eso sí, si sabes cómo hacerlo bien)

Si partimos de la base de que Scrum se ideó para el desarrollo de software, nos podemos encontrar con los primeros escollos en el camino al situarte en ambientes de RPA.

Para empezar, aunque pueda haber desarrollo de software asociado, estrictamente hablando, la automatización de procesos no supone un proyecto de desarrollo de un “producto” al uso. ¿O sí? Si yo soy capaz de aislar elementos sueltos que vayan aportando valor sobre el total de la solución implementable, resulta que ahí tengo mi margen para poder hacer entregas de valor iterativas, incrementales y potencialmente liberables.

En este punto es la figura del Process Owner la que cobra valor y debe saber priorizar los elementos a desarrollar que mejor se adapten a los objetivos totales y parciales del automatismo.

Gracias a una buena gestión del backlog del proceso podremos beneficiarnos de muchas de las ventajas de usar Scrum en entornos de RPA como:

Entregas de valor frecuentes

Una vez identificados los elementos de un proceso capaces de cumplir con uno de los objetivos parciales, se puede ir avanzando hacia la automatización completa, pero identificando, para cada Sprint, un objetivo (Goal) que aporte valor al final del mismo.

Por ejemplo, si yo estoy automatizando un proceso en el que hay un paso en el que el usuario debe copiar y pegar información de un origen de datos a otro, tal vez, sea posible que esa parte concreta deje de hacerse manualmente desde el primer sprint reduciendo así parte de la “manualidad del proceso” y, por ende, facilitando la vida del usuario del mismo.

Disminución de los fallos incremental (aumento de la eficiencia)

En cada iteración podemos reducir los fallos en los procesos, si concentramos nuestros esfuerzos primeros del desarrollo de aquellos “puntos calientes” donde la manualidad, la calidad de los datos, etc., hacen que se concentren más fallos. Igual no podemos implementar la automatización de la cumplimentación del 100% de los datos de un formulario en un primer Sprint, pero igual sí podemos concentrar nuestros esfuerzos en aquellos elementos más susceptibles de producir fallos.

Reducción de tiempo de amortización de los importes de las licencias de los robots

Habitualmente el pago de las licencias y/o sus mantenimientos es anual y, evidentemente, no es lo mismo poder empezar a amortizar esa inversión desde el primer Sprint (recordemos que un Sprint puede ser, como máximo, de un mes de duración)  que a término de la automatización completa de nuestro primer proceso. Naturalmente, por mucho que nos esforcemos en elegir un proceso sencillo, siempre hay un periodo de adaptación y una inevitable curva de aprendizaje implícita que hará que por muy buena que sea nuestra estimación inicial, esta se pueda desviar.

Ahorros progresivos

Con Scrum no tiene por qué ser todo o nada, se pueden empezar a obtener ahorros en tiempos de gestión, jornadas, horas de revisión y/o corrección, porcentualmente proporcionales al estado de la automatización en curso.

Equipos cada vez más eficientes

Dado que cada poco tiempo se hace una revisión del estado del desarrollo y, lo más importante, de los procesos y procedimientos utilizados por los equipos, estos van mejorando no solo en lo que a “velocidad programática” se refiere. Los equipos de trabajo van eficientando todas y cada una de sus skills al tiempo que aprenden a usar las nuevas herramientas propias de RPA.

Reducción progresiva de la manualidad en los procesos

En el caso de procesos con un alto grado de manualidad se puede crear un plan de automatización progresiva que permita que esta vaya disminuyendo en cada iteración.

Mayor capacidad para la creación e implementación de un CoE robótico

Al igual que en el caso de la eficiencia de los equipos, utilizar una fórmula de implementación robótica iterativa, se puede aprovechar para hacer un buen plan de escalado de recursos, roles, formaciones, etc. Gracias a la capacidad de adaptación a los cambios que proporciona Scrum, es posible ir adaptando esta planificación a largo plazo, a las necesidades reales de cada organización.

Balancear la automatización de diferentes procesos en función de la conveniencia de obtener ventajas determinadas.

Cuando uno selecciona un proceso para automatizar, suele hacerlo de entre una larga lista de candidatos. Al principio, durante las iteraciones iniciales, los elementos automatizados, antes de concluir, pueden ser tantos o de tan alto calado que hagan que la prioridad transcienda, incluso, a la del propio proceso. Es decir, si tengo un proceso automatizado al 60%, igual descubro que es más rentable dejarlo en ese estado y comenzar con la automatización (total o parcial) de otro.

Con los modelos de desarrollo tradicionales, esto es impensable. Los automatismos se hacen de forma lineal de principio a fin mientras que, con Scrum, es posible adaptar los desarrollos de cada Sprint a las necesidades específicas de cada momento.

Reducción de los tiempos de UAT y despliegue de los procesos

Dado que cada iteración debe producir un incremento potencialmente liberable, es decir, listo para su paso a producción (con sus pruebas unitarias, de integración y de UAT), el despliegue de las soluciones debería ser inmediato y seguro, sin penalización en los tiempos de entrega sobre los de desarrollo.

Naturalmente, hay muchas más ventajas del uso de Scrum en entornos de RPA de las que iremos hablando más detenidamente en futuros post.

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Autor: Vanesa Reyes – Head of Scrum Master en RPA Technologies