¿Por qué fracasan los proyectos de RPA?
El “Mundo Feliz” de RPA
Cuando leemos noticias sobre RPA son frecuentes las referencias a los casos de éxito y a los modelos que podemos replicar para poder conseguir un rápido retorno del ROI.
El mensaje que llega desde los fabricantes no es diferente. “Robotiza rápido”, “Robotiza con facilidad”, “Cualquiera puede hacerlo”, etc. Entonces, si todo es tan sencillo ¿Por qué fracasan muchos de los proyectos de RPA?
Ciertamente la tecnología está ahí, los ahorros (desde un punto de vista objetivo) pueden ser muy cuantiosos y, sin embargo, según las estadísticas, un alto porcentaje de proyectos RPA fracasan.
Este escenario nos hace pensar, inmediatamente, en dos cuestiones:
- ¿Por qué fracasan los proyectos RPA?
- ¿Qué se puede hacer para evitar que esto suceda?
Los proyectos de RPA fracasan porque …
Es bastante ingenuo pensar que hay una única causa a esta problemática o que esta es sencilla de abordar. Sin embargo, podemos identificar varios factores clave en este punto:
- La tecnología
Muchas veces la falta de experiencias previas, la inquietud por “empezar a probar” o casos que nos llegan “de oídas” nos invitan a apostar por tecnologías que no son las más adecuadas para nuestras organizaciones. El consejo de un partner experto en estas cuestiones se hace vital para garantizar una correcta elección porque, como nosotros siempre decimos: “la tecnología (el proveedor del robot) no es tan determinante, a no ser que la elijas mal”.
- La elección de los procesos a automatizar
Este punto se podría resumir en un “el ansia nos puede”. Se nos nubla la vista a la luz de los ahorros y no tenemos en cuenta otros factores vitales a la hora de seleccionar un proceso. Esto nos puede conducir a un escenario de meses embarcados en un intento de automatización complejo, tedioso y muy caro que, a la postre, haga que se diluya el entusiasmo por las iniciativas de RPA.
- La falta de planificación
El desorden, el crecimiento desestructurado y basado en “sensaciones” suele ser otra de las causas que propician el fracaso de los proyectos, sobre todo en caso de querer abordar una industrialización real de nuestros procesos. Una buena planificación contemplará que las soluciones sean reutilizables y escalables, para poder amortizar adecuadamente la inversión en nuestra fuerza robótica.
- Las organizaciones que quieren robotizar
Da igual lo grande que una organización sea, si no hay una correcta alineación entre los patrocinadores de las iniciativas de RPA y las expectativas que generan alrededor de estas, estamos ante un fracaso asegurado. Ser grande y tener presupuesto para robotizar no significa que todo valga. Hay que tomarse los proyectos en serio y cuanto más grande es la organización mayor debe ser la responsabilidad ante la creación y la trazabilidad de la “hoja de ruta” a seguir.
- Los equipos que han de implementarlos
La idea de que “cualquiera puede hacerlo” mata más proyectos que todas las demás razones juntas. En parte, como consecuencia de banalizar y no conocer el alcance y las dependencias que puede llegar a generar la robotización de un proceso. Además, como nos encontramos ante una tecnología emergente que necesita estar “apoyada” por otras complementarias muchas veces, puede llegar a hacer pensar que si nuestros equipos no son capaces de hacerlo es que no se puede o que es demasiado costoso como para merecer la pena la inversión.
Un buen equipo con auténticos profesionales de la programación, realmente, marca la diferencia en calidad, tiempos, escalabilidad y una larguísima lista de etcéteras. Por eso es importante no escatimar en formar adecuadamente a nuestros profesionales.
Para evitar el fracaso en los proyectos de RPA hay que …
Como consecuencia de lo que hemos visto hasta ahora, podemos empezar a vislumbrar alguna de las medidas que hay que tomar para evitar el fracaso a la hora de empezar a robotizar.
- Elegir la tecnología adecuada
Saber cuales son los principales fabricantes, los pros y los contras a la hora de elegir uno u otro y hasta si es necesario elegir o, si por el contrario, hay que apostar por combinar más de una (como pista, si las principales “robofactories” suelen apostar por modelos de tecnologías combinadas de diferentes fabricantes, por algo será) no es una cuestión baladí.
- Saber hacer una correcta selección de los procesos a automatizar
Las fases previas de Discovery y triage de los procesos a robotizar es, quizá, la pieza más fundamental de para asegurar que obtendremos con los automatismos los beneficios esperados. Los ahorros deben estar alineados con las complejidades, los esfuerzos, los grados de industrialización de las organizaciones, la madurez de los equipos de desarrollo, etc., etc., etc. En estos casos, poder contar con herramientas como Automation Compass pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso en un proyecto de RPA.
- Tener un plan de implementación
Marcar una hoja de ruta, hacer una buena planificación seguirla parece algo obvio, pero es sorprendente la cantidad de organizaciones que se pierden en un mar de procesos a automatizar “censados”, antes de haber pasado adecuadamente por los hitos más básicos. Una vez más, la especialización (bien propia o de la mano de profesionales a la hora de acompañar a organizaciones en estos proyectos) es clave.
- Contar con los equipos adecuados
Saber qué perfiles necesitamos, la experiencia y la formación que requiere cada uno de ellos es garante de calidad en el desarrollo, implementación y crecimiento de nuestros automatismos. No se deben escatimar esfuerzos a la hora de seleccionar y/ o formar a nuestros profesionales.
- Saber gestionar las expectativas dentro de las organizaciones
Desde ya debemos desterrar algunos mitos alrededor de RPA. El de pensar que solo hay que “querer” y provisionar económicamente la iniciativa buscando la rentabilidad de un proceso determinado es uno de ellos. Conocer la envergadura de lo que tenemos entre manos y gestionarlo con el rigor y seriedad que merece son primordiales. Ser transparentes y saber que la implementación de un CoE es un gran esfuerzo donde no hay “píldoras mágicas” y sí mucho esfuerzo será fundamental para que, además nos podamos beneficiar de las muchas alegrías que alberga un gran reto.
Desde RPA Technologies invitamos a la reflexión y a una correcta planificación tanto de la estrategia de robotización como de la elección de las tecnologías y, naturalmente, los socios que escogemos a la hora de afrontar el reto del implementar una fuerza de trabajo robótica en nuestras organizaciones.
No se trata de crecer mucho y rápido sino de hacerlo de forma planificada, escalable y en los tiempos que sean necesarios.
Si quieres adquirir una visión 360º de todo lo que conlleva el diseño, implantación y puesta en marcha de un proceso de automatización, estás a tiempo de disfrutar de nuestra próxima formación RPA online para directivos: “Modelo de Operación Robótica”.
Autor: Diego Alonso, Head of RPA en RPA Technologies
