¿Cómo financiar un Centro de Excelencia RPA?

Desde la irrupción con fuerza de las tecnologías RPA, hemos asimilado y acuñado el término de Centro de Excelencia, del mismo modo que relacionamos el nombre de Greta Thunberg con el cambio climático. El binomio RPA -Centro de Excelencia resulta esencial para llevar a buen puerto cualquier iniciativa RPA y sin uno de estos términos, podemos asegurar que la expresión algebraica no devolverá el valor deseado o dicho de otro modo, resultará un fracaso como otros muchos acumulados.

De manera resumida un Centro de Excelencia, en adelante CoE (Center Of Excellence),  es un órgano de gobierno / área funcional dentro de una organización compuesto por un equipo  experto en diferentes funciones RPA y que se encarga de la definición, desarrollo y operación de los robots software bajo frame-works RPA.

Pero, ¿Cómo se financia los CoE dentro de una organización?

Existen 3 tipos de modelos organizativos de CoE: Distribuido, centralizado y Federado. Los modelos centralizados y Federados son los más extendidos actualmente en las iniciativas automatización, en cada caso puede ser recomendable adoptar una estructura organizativa u otra, pero en ambos escenarios la principal fuente de financiación parte del cliente interno (unidades de negocio). Son los departamentos de la organización los consumidores de procesos robóticos y por ende, los que deberán de contar con un presupuesto acorde para transformar su operación con Robots.

Habitualmente los CoE en organizaciones multinacionales son un ente o área independiente, que depende directamente del CEO, pero también es habitual encontrarse con estructuras organizativas donde el CoE RPA depende del Departamento de IT. Sea como fuere, la producción de procesos robóticos debe contar con un plan de financiación interno que garantice su viabilidad. En la actualidad existen diferentes modelos de financiación de centros robóticos en estructuras Centralizadas y Federadas. Algunos ejemplos:

• Pago por Servicio. Cada unidad de negocio sufraga los costes intercompany de los recursos que consuma del CoE. Este es el modelo de financiación recomendado, en etapas de adopción y maduración del CoE.
• Pago por Uso. El CoE estable una tarifa por uso de la infraestructura, habitualmente hora de Robot además de un fee de servicio, que contiene los costes de implementación y de mantenimiento.
• Revenue Shares. Modelo de financiación basado en el reparto de las ganancias derivadas de la automatización, entre el CoE y la unidad de negocio.

Los modelos de pago por uso o pago por éxito, pueden ser muy atractivos, pero no son recomendables en fases iniciales y de establecimiento del CoE. No nos engañemos y manejemos con cautela las expectativas que generan los grandes titulares y eslóganes de RPA. Iniciar el “Automation Journey” requiere, como en cualquier viaje, tomar sus precauciones y como dijo un sabio mejor ir “partido a partido”.  

El modelo de financiación pago por servicio es una buena aproximación, que permite dimensionar y escalar la estructura del CoE en función de la demanda de fabricación de procesos sin incorporar incertidumbre en la ecuación. Por ejemplo, en una estructura organizativa federada se financia la producción de procesos del siguiente modo: