Gestión documental eficiente para el sector Jurídico y Legal

Las empresas del sector jurídico y legal invierten a diario gran cantidad de esfuerzos en resolver infinidad de tareas de gestión documental que consumen muchos recursos y tiempo, pero que aportan poco valor al negocio: transcripciones que proceden de los juzgados, revisión de contratos a gran escala, extracción de datos de diferentes documentos, revisión de notas simples, identificación de potenciales fraudes… Este flujo de tareas, resueltas de forma manual, genera ineficiencias, cuellos de botella y pérdidas de productividad que repercuten en un mal servicio al cliente.

Los datos no engañan. Según un estudio de la consultora IDC, los abogados y profesionales legales pierden una media de 2,3 horas a la semana buscando – sin encontrar – los documentos adecuados. Además, el tiempo perdido en actividades de creación y gestión de documentos le cuesta a las empresas 9.071 dólares por abogado al año, o lo que es igual a una pérdida del 9,8% en la productividad total del negocio. Esto, para una firma con 100 abogados, supone más de 900,000 dólares al año…

Content Intelligence al servicio del sector jurídico y legal

Las tecnologías de Content Intelligence de RPA Technologies sobre el fabricante ABBYY ayudan a los departamentos legales y despachos de abogados a eficientar sus procesos de gestión documental, reduciendo la carga administrativa y rentabilizando los recursos para un mejor aprovechamiento y productividad de los mismos.

Combinando técnicas avanzadas de NLP y OCR, las firmas y proveedores de servicios legales pueden procesar y analizar información a partir de datos no estructurados y añadir valor a su desempeño, eliminando las tareas repetitivas, optimizando el ROI de los departamentos y mejorando notablemente el servicio al cliente.

Veamos en qué consiste cada una y qué beneficios aportan:

• Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)

Es una técnica de aprendizaje automático que examina el texto escrito a mano o a máquina y lo convierte en archivos electrónicos editables y con capacidad de búsqueda.

Esta herramienta ayuda a los profesionales a llevar documentos impresos al ámbito digital, lo que facilita la colaboración con otros miembros del equipo legal, el acceso a la información de manera eficiente y el almacenamiento de archivos. Por no hablar del tiempo que ganan al no tener que crear, copiar y adaptar documentos.

• Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP)

Es una técnica de inteligencia artificial que permite la identificación y la comprensión de contenido de documentos tales como contratos, alquileres, correos electrónicos y correspondencia.

Ello ayuda a eficientar todos estos procesos basados en NLP y Machine Learning de manera que, una vez digitalizada la información, deja extraer ciertos datos y contextualizarlos en el ámbito jurídico para reducir el tiempo que ahora invierten las personas en las búsquedas.

Básicamente, ambas tecnologías perfeccionan:

• El procesamiento de documentos. El abogado tiene a su disposición toda la información al instante, sin necesidad de buscarla manualmente entre todos los documentos físicos.
• Su indexación. El sistema etiqueta y clasifica la información, facilitando al profesional encontrar lo que necesita en cada momento.
• La conversión a un sólo formato. ABBYY convierte los documentos procedentes de diferentes fuentes (texto, imágenes, audios y vídeos) a un formato que entiende el sistema, para facilitar su posterior búsqueda y recuperación.
• Y la recuperación de la información. Facilita a los abogados la localización de información clave en montañas de documentos, optimizando la preparación del caso o juicio.

Con todo, los beneficios que obtienen las organizaciones del sector legal al trabajar con la tecnología de ABBYY son, entre otros:

• Búsqueda automática de documentos. El sistema automatiza el proceso de indexación, extracción y búsqueda de contenido de documentos no estructurados y permite realizar consultas en un solo clic.
• Optimización del tiempo. La automatización de tareas hace posible que los profesionales puedan emplear menos tiempo en trabajos repetitivos y dedicarse a generar valor en el negocio. Ya no es necesario buscar manualmente la información, la máquina lo hace sola sin agotamiento ni frustración.
• Mejora de la eficiencia. Tener toda la información ordenada y clasificada facilita la búsqueda de información a los abogados, haciendo su trabajo más eficiente.
• Fiabilidad y eficacia en las consultas. El procesamiento automático de la información hace posible una revisión de datos más objetiva, completa y segura, sin perder ninguna información que, de forma manual, podría no encontrarse o pasar desapercibida. Ello es especialmente útil en los casos de E-discovery, ya que se agiliza todo el proceso de búsqueda de información para revisión de casos, y debida diligencia, para la revisión de contratos y la prevención de errores a través del reconocimiento de patrones.
• Mejor servicio al cliente. Todos estos beneficios redundan en más valor para el cliente, que recibe un servicio de mayor calidad y en menos tiempo.

Más allá de Content Intelligence

Las APIs robustas de ABBYY y el lenguaje de script avanzado permiten una estrecha integración con las principales plataformas de automatización robótica como UiPath, Automation Anywhere, BluePrism o NICE. De esta forma, combinada con RPA (Robotic Process Automation) esta tecnología está llamada a ser la solución definitiva para automatizar “de extremo a extremo” cualquier proceso cuyo input sea un documento..

Si necesitas iniciar un proceso de automatización de gestión documental en tu negocio, envía tu consulta y te asesoramos: